Muchos condominios funcionan con un contrato de administración del edificio de dos páginas, redactado por la propia empresa administradora y firmado sin revisión. Cuando surge un problema (rendiciones incompletas, cobros extra, una salida conflictiva), el comité descubre que el contrato no dice nada útil.
La ley fija las obligaciones mínimas del administrador, pero el contrato es donde se aterrizan: plazos, formatos, honorarios y la forma de salir. Estas son las cláusulas que el comité debería exigir.
Qué dice la ley sobre el contrato de administración
- Designación: el administrador lo designa la asamblea, y el acuerdo debe constar en acta reducida a escritura pública (art. 18 de la Ley 21.442).
- Remuneración: el cargo puede ser gratuito u oneroso, y la remuneración u honorarios los fija el comité de administración (art. 19).
- Normas supletorias: en lo que no contradiga la ley, al contrato de administración se le aplican las normas del mandato del Código Civil (Título XXIX del Libro IV), según el mismo artículo 19.
- Registro: el administrador debe mantener vigente su inscripción en el Registro Nacional de Administradores (art. 19).
- Remoción: la asamblea puede removerlo en cualquier momento (art. 18).
Con esa base, el contrato no puede rebajar las obligaciones legales, pero sí puede detallarlas y sumar exigencias.
Las 10 cláusulas que el comité debe exigir
| Cláusula | Qué debe decir |
|---|---|
| 1. Identificación e inscripción | Datos del administrador (y de la persona natural que atenderá el edificio, si es empresa) y obligación de mantener la inscripción vigente en el Registro Nacional e informar cualquier sanción. |
| 2. Alcance de servicios | Funciones del art. 20 y servicios adicionales pactados, con lo que no está incluido. |
| 3. Rendición de cuentas | Contenido, día del mes de entrega, formato y anexos. |
| 4. Manejo del dinero | Uso exclusivo de la cuenta del condominio y prohibición de recaudar en cuentas propias. |
| 5. Honorarios | Monto, reajuste, forma de pago y cobros adicionales permitidos. |
| 6. Compras y proveedores | Cotizaciones, montos que requieren aprobación del comité y declaración de conflictos de interés. |
| 7. Personal | Contrataciones y despidos solo con acuerdo del comité, salvo delegación de la asamblea (art. 20 N°10). |
| 8. Información y datos | Propiedad de la información del condominio y resguardo de datos personales. |
| 9. Auditoría | Obligación de colaborar con auditorías externas y entregar la información solicitada. |
| 10. Término y entrega | Aviso, cuenta final, entrega de documentos, plazos y acta de traspaso. |
Rendición de cuentas: el corazón del contrato
La ley ya exige rendición mensual al comité con ingresos, gastos, remuneraciones y cotizaciones, saldo de caja, cartolas de todas las cuentas y respaldo de seguros, disponible con al menos 24 horas de anticipación (art. 21). El DS 7 (art. 24) agrega el contenido de la contabilidad: recaudación, gastos ordinarios y extraordinarios, fondo de reserva, multas e intereses, cuentas conciliadas y pasivos.
El contrato debería sumar lo operativo: qué día del mes se entrega la rendición, en qué formato (por ejemplo, PDF con anexos y planilla editable), que incluya la conciliación bancaria y el listado de morosidad, y que cada gasto tenga su respaldo. Así, revisar la cuenta se vuelve rutina y no una negociación mensual.
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Honorarios: claridad para evitar cobros sorpresa
La remuneración la fija el comité (art. 19), y la ley la considera un gasto común ordinario de administración (art. 2 N°9). El contrato debería precisar:
- Monto y forma de reajuste (por ejemplo, anual y según un índice definido).
- Qué servicios están incluidos en el honorario base.
- Qué cobros adicionales existen (gestión de obras, asambleas adicionales, cobranza), con su precio fijado de antemano.
- Prohibición de recibir comisiones o beneficios de proveedores del condominio, o la obligación de declararlos.
Profundizamos en este punto en remuneración del administrador: quién la fija y cómo controlarla.
Compras, proveedores y conflictos de interés
La ley no fija montos para pedir cotizaciones, por lo que es el contrato (o un acuerdo del comité) el que debe hacerlo. Una cláusula razonable exige un número mínimo de cotizaciones sobre cierto monto, aprobación previa del comité para contratos relevantes y una declaración del administrador sobre cualquier relación con proveedores. Esto no es un requisito legal, sino una buena práctica que protege tanto al condominio como al administrador.
Término del contrato: la cláusula más olvidada
Como la asamblea puede remover al administrador en cualquier momento (art. 18), conviene que el contrato no contenga penalidades que en la práctica impidan ejercer ese derecho; si las tiene, consulte con un abogado. Lo que sí debe regular es la salida ordenada:
- Plazo de aviso razonable para ambas partes.
- Cuenta final documentada al término (art. 21), con fecha de entrega.
- Entrega de todos los documentos al sucesor (art. 9), con acta firmada.
- Exportación de los datos del software de administración en formato utilizable.
- Colaboración en el cambio de personas habilitadas en la cuenta bancaria (art. 33).
- Honorarios finales condicionados a la entrega completa, si las partes así lo acuerdan.
Para el detalle de lo que debe entregarse, use el checklist de traspaso de administración.
Antes de firmar: 4 verificaciones
- Registro Nacional. Confirme que el administrador, y la persona que atenderá el edificio, estén inscritos. Le explicamos cómo en cómo verificar el Registro Nacional de Administradores.
- Acta de designación. Revise que la asamblea haya designado al administrador y que el acta se reduzca a escritura pública (art. 18).
- Acuerdo del comité sobre honorarios. El monto del contrato debe coincidir con lo que fijó el comité (art. 19).
- Revisión legal. Si el contrato lo redactó el propio administrador, conviene que un abogado lo revise antes de firmar.
Señales de alerta en un contrato
- No menciona la rendición mensual ni su contenido.
- Permite recaudar gastos comunes en cuentas del administrador.
- Tiene cobros "por gestión" sin precio definido.
- Declara que la información o el software son propiedad del administrador sin obligación de entrega.
- Exige pagos por término anticipado elevados.
- No identifica a la persona que efectivamente administra.
Un buen contrato se complementa con control
El contrato fija las reglas; el cumplimiento hay que verificarlo. Recomendamos revisar el contrato al cambiar de administrador o al renovarlo, y contrastarlo cada año con lo que efectivamente ocurrió: honorarios cobrados, rendiciones entregadas, contrataciones aprobadas. En Audit Propiedades hacemos esa revisión como parte de nuestra auditoría de condominios, con un informe en lenguaje claro para el comité y la asamblea.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría legal para un caso concreto. Fuente: Ley 21.442 (arts. 2, 9, 18, 19, 20, 21 y 33) y DS N°7 (V. y U.) de 2023 (art. 24), Biblioteca del Congreso Nacional.
