La Ley 21.442 obliga al administrador a rendir cuenta documentada todos los meses ante el comité (art. 21). El problema es que muchos comités reciben la carpeta, la hojean y la aprueban sin saber qué mirar. Este checklist le ayuda a revisarla en una tarde.
Antes de empezar: qué debe venir en la rendición
La ley exige que la cuenta incluya ingresos, gastos, remuneraciones y cotizaciones del personal, saldo de caja, cartolas bancarias y respaldo de los seguros, y que esté disponible con 24 horas de anticipación. Si falta algo de esto, ese es el primer hallazgo.
Checklist en 10 pasos
1. Cuadre el saldo con el banco
Tome el saldo final de la rendición y compárelo con la cartola bancaria del último día del mes. Deben coincidir o la diferencia debe estar explicada (cheques en tránsito, depósitos no identificados). Esto es la conciliación bancaria, y el reglamento exige que las cuentas estén conciliadas (DS 7, art. 24).
2. Confirme que la cuenta es del condominio
La cuenta debe ser exclusiva del condominio (art. 33). Si los pagos entran a una cuenta personal o de la empresa administradora, es una señal de alerta grave.
3. Revise 10 gastos al azar
Elija diez gastos de la rendición y pida la factura de cada uno. Verifique que esté a nombre del condominio, que el monto coincida y que el servicio tenga sentido.
4. Busque gastos repetidos o redondos
Montos exactos que se repiten cada mes sin factura detallada ("mantención general $500.000") merecen una pregunta.
5. Compare contra el contrato
Para los proveedores grandes (aseo, seguridad, ascensores), compare el monto cobrado con el precio del contrato. Los reajustes deben estar pactados.
6. Revise las remuneraciones
El total de sueldos de la rendición debe calzar con las liquidaciones. Pida el certificado de cotizaciones pagadas: las deudas previsionales son un pasivo del condominio. Vea obligaciones laborales con conserjes.
7. Siga el fondo de reserva
El fondo de reserva debe recibir al menos el 5% del gasto común (art. 39) y solo puede usarse con autorización del comité. Revise que el saldo crezca y que cada retiro tenga un acuerdo. Más en fondo de reserva.
8. Revise la morosidad
Pida el listado de deudores con antigüedad. ¿Qué gestiones se hicieron? ¿Hay convenios de pago aprobados por el comité (art. 6)?
9. Verifique los seguros
Si hay viviendas, el seguro contra incendio es obligatorio (art. 43). Pida la póliza vigente y el comprobante de pago.
10. Deje todo por escrito
Anote las observaciones en el acta del comité y pida respuesta por escrito. Si el balance anual tiene observaciones, el administrador tiene 15 días corridos para responder (art. 14).
¿El comité no tiene tiempo ni conocimientos contables para revisar todo esto? Solicite una reunión gratuita y le decimos qué revisar primero en su condominio.
¿Qué hacer si el administrador no rinde cuentas?
- Solicitud formal: pida la documentación por escrito, con plazo.
- Asamblea: la asamblea puede remover al administrador en cualquier momento (art. 18).
- Reclamo ante la SEREMI de Vivienda: puede presentarlo el comité o copropietarios que representen al menos el 15% de las unidades (DS 7, art. 49). No rendir cuenta documentada es una infracción sancionada por la ley.
- Auditoría independiente: un informe técnico es la mejor evidencia para cualquiera de los pasos anteriores.
Además, verifique que el administrador esté inscrito en el Registro Nacional de Administradores, requisito obligatorio para ejercer (lo explicamos en el resumen de la Ley 21.442).
