Decidir cómo cambiar al administrador del edificio suele ser más fácil que ejecutarlo. La comunidad vota, el administrador saliente se va... y meses después nadie encuentra los contratos, las claves del banco o el detalle de las deudas con proveedores. El cambio de administración es el momento de mayor riesgo de pérdida de información en la vida de un condominio.
Esta guía le muestra el proceso completo, de la decisión al primer mes del nuevo administrador, para que el cambio no deje cabos sueltos.
¿Se puede cambiar al administrador en cualquier momento?
Sí. El artículo 18 de la Ley 21.442 establece que el administrador se mantiene en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, que puede removerlo en cualquier momento. No se exige acreditar una falta grave.
El artículo 14 permite que la designación o remoción del administrador se trate en una sesión ordinaria de la asamblea, y las sesiones extraordinarias pueden pedirse por el comité o por copropietarios que representen al menos el 10% de los derechos. Revise lo que diga su reglamento de copropiedad y el contrato vigente (plazos de aviso, por ejemplo) antes de citar.
Etapa 1: preparar la decisión
Antes de llevar el tema a la asamblea, el comité debería:
- Documentar los motivos. Rendiciones incompletas, mantenciones atrasadas, reclamos no respondidos. Si el motivo es la falta de información, revise qué hacer cuando el administrador no rinde cuentas.
- Hacer un inventario de lo que existe. Qué documentos tiene el comité, cuáles tiene solo el administrador, qué cuentas bancarias hay y quién puede girar en ellas.
- Buscar reemplazo. Pida propuestas a más de un candidato y verifique que cada uno esté en el Registro Nacional de Administradores. Le explicamos cómo en cómo verificar si un administrador está inscrito.
- Definir una fecha de corte. Idealmente el último día de un mes, para que la cuenta final coincida con un cierre contable.
Etapa 2: la asamblea y la formalización
La asamblea acuerda la remoción del administrador actual y la designación del nuevo. Luego hay formalidades que no conviene olvidar:
- Acta reducida a escritura pública. La designación del administrador debe constar en el acta de la sesión, reducida a escritura pública por la persona facultada en la misma acta o, si no se indica, por cualquier miembro del comité (art. 18). Copia autorizada de esa escritura debe guardarse en el archivo de documentos del condominio.
- Cuenta bancaria. Pueden girar en la cuenta del condominio las personas que designe la asamblea. Para incorporar o eliminar personas habilitadas, el administrador o el comité presentan al banco el acta correspondiente reducida a escritura pública (art. 33). Si no se actualiza, el administrador saliente podría seguir habilitado.
- Período intermedio. En ausencia del administrador, actúa como tal el presidente del comité de administración (art. 18). Conviene que el acta deje claro desde cuándo y hasta cuándo.
¿Va a cambiar de administrador y quiere partir con las cuentas verificadas? Solicite una reunión gratuita y le decimos qué revisar primero en su condominio.
Etapa 3: la cuenta final y la entrega de documentos
La ley impone dos obligaciones al administrador que se va:
- Rendir cuenta al término de su administración (art. 21), con el mismo contenido de la rendición mensual: ingresos y gastos, remuneraciones y cotizaciones del personal, saldo de caja, cartolas y respaldo de seguros.
- Entregar todos los documentos del condominio a quien le suceda en el cargo (art. 9). El administrador es responsable de la custodia del archivo de documentos del condominio.
Lo práctico es firmar un acta de entrega en que se liste cada documento, cada clave y cada saldo recibido, con firma del saliente, del entrante y de un representante del comité. Le dejamos un listado completo en el checklist de traspaso de administración.
Etapa 4: los primeros 30 días del nuevo administrador
El cambio no termina con la firma. Durante el primer mes, el comité debería verificar que el nuevo administrador:
- Concilió los saldos recibidos con las cartolas bancarias.
- Revisó el listado de deudas con proveedores y el estado de pago de remuneraciones y cotizaciones.
- Confirmó la vigencia del seguro contra incendio y de las mantenciones de gas y ascensores.
- Informó a los copropietarios el cambio y los nuevos datos de contacto y de pago.
- Registró por escrito lo que no recibió o recibió incompleto.
Ese último punto es clave: lo que el nuevo administrador no observa al inicio, después parece responsabilidad suya.
¿Qué pasa con los trabajadores del edificio?
Cuando el personal está contratado directamente por el condominio, el empleador es el condominio y no el administrador. El cambio de administrador, por sí solo, no termina esos contratos. Lo que sí cambia es quién gestiona remuneraciones y cotizaciones, por lo que conviene revisar que no queden pagos pendientes al momento del corte. Si el personal lo provee una empresa externa, revise el contrato con esa empresa.
Errores frecuentes al cambiar de administrador
- Votar el cambio sin haber verificado al reemplazo en el Registro Nacional.
- No actualizar las personas habilitadas en la cuenta bancaria.
- Aceptar una "entrega" en una caja sin inventario ni acta.
- No exigir la cuenta final por escrito.
- Firmar con el nuevo administrador un contrato sin cláusulas de rendición de cuentas, honorarios claros y entrega de documentos al término.
Un caso hipotético
Por ejemplo: un edificio de Viña del Mar cambia de administrador en marzo. La entrega se hace sin acta. En junio, el nuevo administrador descubre facturas de un proveedor de mantención de bombas impagas desde enero y cotizaciones previsionales de febrero sin pagar. ¿Quién responde? Sin un acta de entrega ni un corte contable verificado, la discusión puede terminar en un conflicto largo y costoso para la comunidad. Con un corte auditado, la respuesta está en el informe.
Cambie de administrador con la información a salvo
El mejor momento para auditar es justo antes o justo después del cambio: el saliente aún puede responder preguntas y el entrante parte con cifras verificadas. En Audit Propiedades revisamos la cuenta final, la conciliación bancaria, las deudas con proveedores y personal y la documentación recibida, y entregamos un informe claro en unos 30 días. Vea cómo trabajamos en nuestra auditoría para cambio de administrador.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría legal para un caso concreto. Fuente: Ley 21.442 (arts. 9, 14, 18, 21 y 33), Biblioteca del Congreso Nacional.
