El traspaso de administración de un condominio se resuelve, en la práctica, en una reunión y un acta. Si esa acta es vaga ("se entregan carpetas varias"), el condominio puede perder contratos, garantías, historial de mantenciones y la trazabilidad de su dinero. Si es detallada, el nuevo administrador parte con todo y el saliente cierra su gestión sin dudas.
Este checklist reúne lo que el administrador saliente debería entregar, ordenado por área. Úselo como base para el acta de entrega.
La base legal del traspaso
- Entrega de documentos: el administrador es responsable de la custodia y complementación del archivo de documentos del condominio y, concluido su mandato, debe entregar todos los documentos a quien le suceda en el cargo (art. 9 de la Ley 21.442).
- Cuenta final: debe rendir cuenta documentada y pormenorizada al término de su administración (art. 21).
- Lo que custodia el comité: el presidente del comité mantiene el libro de actas, los antecedentes de los acuerdos, las copias autorizadas de escrituras e inscripciones y una copia del archivo de documentos (art. 17). Esto sirve para contrastar lo que entrega el administrador.
Checklist 1: documentos legales y del inmueble
El artículo 9 describe los antecedentes que forman el archivo de documentos del condominio. Verifique que se entreguen:
- Reglamento de copropiedad vigente y sus modificaciones, con sus inscripciones.
- Copia del permiso de edificación y sus modificaciones, con los planos de arquitectura, estructura y especialidades.
- Certificado que acoge el condominio al régimen de copropiedad y su plano.
- Listado de proveedores y subcontratistas de especialidades que participaron en la construcción.
- Carpeta de ascensores e instalaciones similares.
- Carpeta de instalaciones y artefactos con sus manuales.
- Registro de copropietarios, arrendatarios y demás ocupantes, actualizado.
- Copias de actas de asambleas y escrituras públicas de designación del administrador.
- Plan de emergencia y plan de evacuación vigentes (art. 40).
Checklist 2: dinero y contabilidad
| Ítem | Qué pedir | Por qué |
|---|---|---|
| Cuentas bancarias | Listado de todas las cuentas e inversiones, cartolas hasta la fecha de corte | La cuenta debe ser exclusiva del condominio (art. 33) |
| Conciliación bancaria | Conciliación al día de corte, con partidas pendientes explicadas | El DS 7 exige cuentas conciliadas (art. 24) |
| Contabilidad | Estado financiero al corte con recaudación, gastos ordinarios y extraordinarios, fondo de reserva, multas e intereses | Contenido mínimo del DS 7, art. 24 |
| Fondo común de reserva | Saldo, movimientos y acuerdos que autorizaron cada uso | Su uso requiere autorización del comité (art. 39) |
| Pasivos | Deudas con proveedores, remuneraciones, honorarios y cotizaciones adeudadas | Parte obligatoria de la contabilidad (DS 7, art. 24) |
| Morosidad | Detalle de deuda por unidad, antigüedad, convenios de pago y gestiones de cobro | Base para continuar la cobranza |
| Caja chica y efectivo | Arqueo firmado al día de corte | Evita diferencias sin explicación |
| Presupuesto | Presupuesto vigente y su ejecución | Obligación del art. 22 |
Si no está familiarizado con la conciliación, lea qué es la conciliación bancaria del condominio y cómo revisarla.
¿Quiere que un tercero independiente verifique los saldos que recibe? Solicite una reunión gratuita y le decimos qué revisar primero en su condominio.
Checklist 3: personal del condominio
- Contratos de trabajo y anexos de cada trabajador.
- Liquidaciones de sueldo y comprobantes de pago de los últimos meses.
- Comprobantes de pago de cotizaciones previsionales. Le explicamos cómo verificarlas en cotizaciones previsionales del personal del condominio.
- Control de asistencia y turnos.
- Saldos de vacaciones pendientes.
- Protocolo de prevención del acoso laboral, sexual y violencia en el trabajo (exigido a todo empleador por el art. 211-A del Código del Trabajo).
- Finiquitos, cartas de aviso o procesos pendientes.
- Si hay empresa externa de personal: contrato vigente y respaldo de que esa empresa cumple con sus trabajadores.
Checklist 4: seguros, mantenciones y certificaciones
- Póliza vigente del seguro colectivo contra incendio, obligatorio si hay unidades habitacionales (art. 43), y comprobantes de pago de la prima.
- Otras pólizas contratadas y sus vencimientos.
- Contratos de mantención de ascensores, gas, bombas, generador y sistemas contra incendio.
- Últimas certificaciones e inspecciones de gas y ascensores (art. 20 N°2) y sus fechas de vencimiento.
- Garantías vigentes de obras o equipos.
- Calendario de mantenciones programadas.
Checklist 5: accesos, sistemas y llaves
- Retiro del saliente como persona habilitada en el banco e incorporación del entrante, con acta reducida a escritura pública (art. 33).
- Acceso al software de administración o cobranza, con exportación completa de los datos.
- Correos y canales oficiales de la comunidad.
- Claves de portales de proveedores, servicios básicos y plataformas públicas usadas por la administración.
- Llaves, controles y tarjetas de acceso, con inventario.
Checklist 6: temas abiertos
- Reclamos y solicitudes pendientes del libro de novedades.
- Juicios, cobranzas judiciales o reclamos ante autoridades en curso.
- Obras en ejecución: contrato, avance y pagos realizados.
- Acuerdos de asamblea o del comité aún no ejecutados.
Qué hacer si el administrador saliente no entrega
A veces el traspaso no es cooperativo. Si el administrador saliente retiene documentos o no rinde la cuenta final:
- Requiéralo por escrito, citando su obligación de entregar los documentos a su sucesor (art. 9) y de rendir cuenta al término de su gestión (art. 21), con un plazo concreto.
- Reconstruya lo esencial con otras fuentes. El presidente del comité custodia el libro de actas y una copia del archivo de documentos (art. 17); el banco puede emitir cartolas a las personas habilitadas; los proveedores pueden enviar copia de sus contratos y facturas.
- Evalúe un reclamo ante la SEREMI de Vivienda. Puede presentarlo el comité o copropietarios o arrendatarios que representen al menos el 15% de las unidades (DS 7, art. 49). La reclamación prescribe en 2 años (art. 96).
- Consulte la vía judicial. Las contiendas relativas a la administración del condominio son de competencia del juzgado de policía local (art. 44), pero no se puede deducir ahí la misma pretensión si ya se reclamó ante la SEREMI (art. 95). Defina la estrategia con un abogado.
Cómo usar este checklist en el acta de entrega
- Envíe el checklist al administrador saliente con anticipación a la fecha de corte.
- En la reunión de traspaso, marque cada ítem como "entregado", "entregado incompleto" o "no entregado".
- Haga firmar el acta por el saliente, el entrante y un representante del comité.
- Fije un plazo por escrito para lo pendiente.
- Guarde una copia en el archivo del comité.
Por ejemplo, en un caso hipotético, el acta puede consignar: "Conciliación bancaria al 31 de marzo: entregada incompleta, falta explicar dos depósitos no identificados; plazo para aclarar: 10 días". Ese nivel de detalle evita discusiones posteriores. Si todavía está en la etapa de decidir el cambio, empiece por cómo cambiar al administrador del edificio.
Un traspaso verificado protege a todos
El checklist le dice qué recibir; una auditoría le dice si lo recibido es correcto. Revisar la cuenta final, la conciliación al corte y los pasivos ocultos es lo que permite al comité aprobar el traspaso con tranquilidad y al nuevo administrador partir sin heredar problemas ajenos. Conozca nuestra auditoría para cambio de administrador.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría legal para un caso concreto. Fuente: Ley 21.442 (arts. 9, 17, 20, 21, 22, 33, 39, 40 y 43), DS N°7 (V. y U.) de 2023 (art. 24) y Código del Trabajo (art. 211-A), Biblioteca del Congreso Nacional.
