El momento de mayor riesgo para el edificio

El cambio de administrador es cuando más información se pierde. Lo que escuchamos:

  • «El administrador saliente dice que entregará todo, pero no dice cuándo.»
  • «El nuevo administrador encontró facturas impagas de hace meses.»
  • «Nadie sabe dónde están los contratos de los conserjes.»
  • «No tenemos las claves del sistema de gastos comunes ni del banco.»

Qué revisamos en el traspaso

La Ley 21.442 obliga al administrador a rendir cuenta documentada al término de su administración (art. 21). Nuestra auditoría verifica que esa cuenta final sea completa. Para preparar la entrega, revise el checklist de traspaso de administración.

  • Saldo de cierre: conciliación de la cuenta exclusiva del condominio al día del traspaso.
  • Pasivos: proveedores, remuneraciones e imposiciones adeudadas, como exige informar el DS 7 (art. 24).
  • Fondo de reserva: saldo real y retiros del último periodo.
  • Morosidad: listado de deudores y estado de cobranzas y convenios.
  • Personal: contratos, cotizaciones al día y provisiones para indemnizaciones.
  • Documentos: contratos con proveedores, pólizas de seguro, certificaciones, actas y reglamento.

Metodología para un cierre ordenado

  • Fijamos una fecha de corte con el comité: todo lo anterior es responsabilidad de la gestión saliente.
  • Pedimos la cuenta final y los respaldos de los últimos meses, que es donde más se concentran los pendientes.
  • Cruzamos con terceros: cartolas, certificados de cotizaciones y saldos de proveedores.
  • Listamos faltantes para que el comité los exija formalmente al saliente.
  • Entregamos una línea base que el nuevo administrador recibe y desde la cual responde.

Para quién es

  • Comités que ya decidieron el cambio y quieren saber cómo cambiar al administrador sin perder información.
  • Nuevos administradores que quieren dejar constancia del estado en que reciben el edificio.
  • Comunidades donde el saliente no rindió cuentas en los últimos meses.
  • No es una gestión de cobro al administrador saliente: el informe entrega la evidencia; las acciones las decide el comité.

Entregables

  • Informe de cierre con saldos verificados y diferencias.
  • Listado de pasivos y obligaciones pendientes a la fecha de corte.
  • Inventario de documentos recibidos y faltantes.
  • Recomendaciones para la primera etapa de la nueva administración.

Por qué independiente y no el nuevo administrador

El nuevo administrador tiene interés en mostrar que recibió problemas; el saliente, en mostrar que dejó todo en orden. Un tercero independiente no tiene ninguno de los dos intereses. Si el saliente no responde, la ley permite reclamar ante la SEREMI de Vivienda: vea qué hacer si el administrador no rinde cuentas.