La asamblea ordinaria de copropietarios es el momento en que la comunidad revisa la gestión del año, aprueba o rechaza el balance y, cuando corresponde, elige al comité. Si se prepara mal, termina en discusiones sin respaldo y acuerdos que después nadie puede probar. Si se prepara bien, es la mejor herramienta de control que tiene el condominio.
Esta guía está pensada para el comité de administración y para el administrador: qué hacer antes, durante y después de la sesión, según la Ley 21.442 y su reglamento.
Cuándo debe hacerse la asamblea ordinaria
La ley exige al menos una sesión ordinaria al año (art. 14). El reglamento de copropiedad de cada condominio fija la periodicidad y la época en que se celebran (art. 8, letra i). Si su reglamento no lo dice con claridad, es una buena razón para revisarlo; lo explicamos en cómo actualizar el reglamento de copropiedad.
En la sesión ordinaria se puede tratar cualquier asunto de interés de los copropietarios, incluida la designación o remoción del administrador, salvo las materias que la ley reserva a sesión extraordinaria (art. 14).
Paso 1: la citación
Según el art. 16 de la ley:
- Quién cita: el comité, a través de su presidente; si no lo hace, el administrador.
- Cómo: personalmente, por carta certificada al domicilio o por correo electrónico registrado en el registro de copropietarios. Si no hay domicilio o correo registrado, se entiende que el domicilio es la unidad.
- Con qué anticipación: mínimo 5 días y máximo 15.
- Dónde: las sesiones pueden ser presenciales, telemáticas o mixtas. Las presenciales o mixtas se hacen en el condominio, salvo que se acuerde otro lugar dentro de la misma comuna.
Si en esta asamblea corresponde renovar el comité, o si hay renuncias de miembros que tratar, debe indicarse expresamente en la citación (art. 14).
Paso 2: los documentos que el administrador debe entregar
Esta es la parte que más se descuida. El art. 14 exige que en la sesión ordinaria el administrador:
- Dé cuenta documentada de su gestión.
- Entregue el balance de ingresos y egresos.
- Ponga a disposición de los copropietarios los verificadores de cada gasto efectuado.
- Entregue una copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias y sus cartolas.
- Entregue el respaldo de pago de las certificaciones y seguros contratados.
Además, la documentación debe estar disponible con al menos 24 horas de anticipación (art. 21). El DS 7 (art. 28) precisa que se envía por correo electrónico a los copropietarios y arrendatarios inscritos en el registro, o en papel a la unidad si no tienen correo registrado.
Antes de la sesión, el comité debería revisar ese balance con calma. Le dejamos un método en cómo revisar el balance anual antes de la asamblea.
¿Llega a la asamblea sin saber si el balance está bien respaldado? Solicite una reunión gratuita y le decimos qué revisar primero en su condominio.
Paso 3: quién vota y cómo se controla la asistencia
- Solo votan los copropietarios hábiles, es decir, quienes están al día en sus obligaciones económicas. La calidad de hábil se acredita con certificado del administrador (art. 15). Si alguien tiene varias unidades, debe estar al día en todas (DS 7, art. 14).
- Cada copropietario tiene un voto, proporcional a sus derechos en los bienes comunes (art. 15).
- El administrador no puede representar a ningún copropietario en la asamblea (art. 15).
- Arrendatarios: si el dueño no asiste ni designa representante, el arrendatario u ocupante inscrito en el registro lo representa por el solo ministerio de la ley, salvo que el dueño haya comunicado lo contrario (DS 7, art. 12).
- Quórums: la ley fija quórums distintos de constitución y de acuerdo según la materia (art. 15). El comité debe resguardar que se cumplan y definir un mecanismo para identificar a los asistentes (DS 7, art. 14). Le recomendamos revisar el cuadro del art. 15 con su asesor antes de la sesión.
Paso 4: la votación del balance y las observaciones
El comité somete a votación la aprobación del balance (art. 14). Si los copropietarios lo rechazan, el rechazo debe ser fundado y los motivos quedar en el acta (DS 7, art. 29). Luego:
| Etapa | Plazo | Fuente |
|---|---|---|
| El administrador responde las observaciones, con respaldos, por correo al comité | Máximo 15 días corridos | Art. 14; DS 7, art. 29 |
| El comité remite los nuevos antecedentes a los copropietarios | Recibida la respuesta o vencido el plazo | Art. 14 |
| Nueva sesión ordinaria para votar el balance | A más tardar 10 días corridos desde la respuesta | DS 7, art. 29 |
Esa segunda votación también puede hacerse mediante consulta por escrito, conforme al art. 15.
Paso 5: el acta
El presidente del comité, o quien designe la asamblea, levanta el acta. Debe dejar constancia de los acuerdos, del quórum de constitución y del quórum de adopción de cada acuerdo. El acta va en un libro foliado (papel o digital) y debe firmarse, presencial o electrónicamente, dentro de los 30 días siguientes al acuerdo. El incumplimiento se sanciona con multa de 1 a 3 UTM (art. 15). Después, el administrador agrega copia del acta a la carpeta de documentos del condominio (art. 20 N°7).
Durante la sesión: un orden que funciona
La ley no fija una tabla obligatoria, pero este orden ayuda a que la sesión sea clara y el acta quede bien hecha:
- Verificación de asistencia, poderes y copropietarios hábiles, y constancia del quórum de constitución.
- Designación de quien levantará el acta, si no es el presidente del comité.
- Cuenta del administrador y presentación del balance.
- Preguntas de los copropietarios y observaciones al balance.
- Votación del balance, con constancia de los votos y de los motivos si se rechaza.
- Elección del comité, si corresponde según el período fijado.
- Otros temas de la citación y acuerdos, cada uno con su quórum de adopción.
Checklist para el comité: dos semanas antes
- Definir la tabla y si corresponde elegir comité o tratar al administrador.
- Verificar que el registro de copropietarios tenga correos actualizados.
- Pedir al administrador el balance, las cartolas y los respaldos de seguros y certificaciones.
- Pedir el listado de copropietarios hábiles.
- Revisar que ninguna materia de la tabla sea de sesión extraordinaria; si lo es, vea cuándo se convoca una asamblea extraordinaria.
- Preparar un resumen simple para los vecinos: qué se votará y por qué.
Llegar a la asamblea con un informe independiente
Una asamblea ordinaria cambia por completo cuando el comité presenta, junto al balance del administrador, un informe de un tercero que confirma qué está respaldado y qué no. En Audit Propiedades preparamos ese informe en aproximadamente 30 días, en lenguaje claro y listo para exponerlo. Revise el alcance de nuestra auditoría de condominios.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría legal para un caso concreto. Fuente: Ley 21.442 (arts. 8, 14, 15, 16, 20 y 21) y DS N°7 (V. y U.) de 2023, arts. 12, 14, 28 y 29, publicados en la Biblioteca del Congreso Nacional.
