Una de las reglas más simples de la Ley de Copropiedad es también una de las más importantes: el dinero de la comunidad debe estar en una cuenta bancaria exclusiva del condominio. No en la cuenta personal del administrador, no en la de su empresa y no en una cuenta compartida con otros edificios. Cuando esta regla no se cumple, controlar las finanzas se vuelve casi imposible.
Le explicamos qué dice exactamente la ley, quién puede girar los fondos, cómo se cambian las firmas y qué revisar en su edificio.
Qué exige la ley sobre la cuenta bancaria exclusiva del condominio
El artículo 33 de la Ley 21.442 establece que todo condominio debe mantener una cuenta corriente bancaria o una cuenta de ahorro, exclusiva de aquél. De ese artículo se desprenden cuatro reglas concretas:
- La cuenta está a nombre del condominio. Las entidades bancarias, a requerimiento del administrador o del comité de administración, deben abrirla a nombre del respectivo condominio, registrando a las personas habilitadas.
- Gira quien designe la asamblea. Solo pueden girar sobre la cuenta la o las personas que designe la asamblea de copropietarios.
- Los cambios de firmas requieren acta. Para incorporar o eliminar personas habilitadas, el administrador o el comité deben acompañar al banco el acta de la asamblea o del comité, según corresponda conforme al reglamento de copropiedad, reducida a escritura pública.
- El fondo de reserva puede estar en la misma cuenta. El artículo 39 permite que los recursos del fondo común de reserva se depositen en una cuenta corriente o de ahorro, que puede ser la misma del artículo 33, o se inviertan en instrumentos financieros, previo acuerdo del comité.
Además, el reglamento de la ley (DS 7, art. 24) exige que la contabilidad presente el estado de las cuentas bancarias e inversiones debidamente conciliadas, y el artículo 21 de la ley obliga a entregar una copia informada por el banco de todas las cuentas y sus cartolas en cada rendición.
Por qué importa tanto que la cuenta sea exclusiva
Cuando el dinero del edificio pasa por una cuenta que no es suya, ocurren tres problemas a la vez:
- No se puede conciliar. Si en la misma cuenta entran y salen fondos de varias comunidades o del propio administrador, la cartola no sirve para verificar nada. Le explicamos el procedimiento en conciliación bancaria del condominio.
- El dinero queda expuesto. Si el administrador o su empresa tiene deudas, problemas tributarios o fallece, los fondos de la comunidad quedan mezclados con su patrimonio.
- El cambio de administrador se complica. Sin una cuenta propia, la comunidad depende de que el administrador saliente transfiera los saldos. Con una cuenta propia, basta cambiar las firmas.
¿Sabe a nombre de quién está la cuenta donde se depositan sus gastos comunes? Solicite una reunión gratuita y le decimos qué revisar primero en su condominio.
Cómo verificar que su edificio cumple
Este es un control que el comité puede hacer en una tarde:
| Qué revisar | Dónde mirarlo | Qué debería ver |
|---|---|---|
| Titular de la cuenta | Cartola o certificado del banco | El nombre del condominio, no de una persona o empresa |
| Cuenta de depósito de gastos comunes | Aviso de cobro | La misma cuenta del condominio que aparece en la cartola |
| Personas habilitadas para girar | Certificado del banco y actas | Las personas que designó la asamblea, con su acta |
| Cuentas adicionales | Rendición mensual y balance | Todas las cuentas e inversiones informadas y conciliadas |
| Fondo de reserva | Contabilidad | Saldo identificado, aunque esté en la misma cuenta |
Un punto práctico: revise que el número de cuenta del aviso de cobro coincida con el de la cartola que le entregan. Si los copropietarios depositan en una cuenta y le muestran la cartola de otra, pida explicación de inmediato.
Quién debe tener firma: buenas prácticas
La ley deja la designación a la asamblea, sin fijar un esquema único. Como recomendación general, muchos comités optan por:
- Firma conjunta para giros y transferencias: por ejemplo, el administrador más un miembro del comité. Así ningún pago sale con una sola autorización.
- Acceso de consulta para al menos un miembro del comité, de modo que pueda ver la cartola directamente en el banco, sin depender de lo que entregue la administración.
- Revisión inmediata de firmas cada vez que cambia el comité o el administrador, para que nadie que ya no tenga el cargo mantenga acceso.
Antes de decidir el esquema, revise lo que dice su reglamento de copropiedad y consulte con su banco los requisitos para cuentas de comunidades.
Qué hacer si el dinero está en la cuenta del administrador
Si descubre que los gastos comunes se depositan en una cuenta a nombre del administrador o de su empresa, le sugerimos este orden:
- Pida por escrito el detalle de saldos del condominio y las cartolas de los últimos meses.
- Solicite la apertura de la cuenta a nombre del condominio. El artículo 33 permite que el requerimiento al banco lo haga el administrador o el comité.
- Convoque a la asamblea para designar a las personas habilitadas para girar, y reduzca el acta a escritura pública.
- Comunique a los copropietarios la nueva cuenta de depósito y retire la anterior de los avisos de cobro.
- Exija el traspaso del saldo completo y documente el monto recibido.
- Encargue una revisión de los movimientos del período anterior para confirmar que el saldo traspasado corresponde a lo que debía haber.
Si además está pensando en reemplazar a la administración, revise nuestra guía sobre cómo cambiar al administrador del edificio sin perder información. La cuenta bancaria es uno de los primeros puntos de ese traspaso.
Qué revisa una auditoría sobre las cuentas bancarias
En una auditoría financiera verificamos la titularidad de todas las cuentas, las personas habilitadas y sus actas, la coherencia entre la cuenta del aviso de cobro y la cuenta conciliada, la ubicación y saldo del fondo de reserva y cada movimiento del período contra su respaldo. Si su comité tiene dudas sobre dónde está el dinero de la comunidad, nuestra auditoría financiera de condominios le entrega una respuesta documentada en alrededor de 30 días.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría legal para un caso concreto. Fuente: Ley 21.442 (arts. 21, 33 y 39) y DS N°7 (V. y U.) de 2023, art. 24, publicados en la Biblioteca del Congreso Nacional.
